Thuê văn phòng là một bước quan trọng trong quá trình khởi sự hoặc mở rộng doanh nghiệp. Lựa chọn một không gian làm việc phù hợp có thể giúp tạo sự thoải mái cho nhân viên và nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt đối tác cùng khách hàng.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường mắc sai lầm khi thuê văn phòng, khiến chi phí phát sinh vượt xa dự tính ban đầu. Vì thế, việc nhận diện và tránh những “cái bẫy” phổ biến là rất cần thiết. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến và giải pháp khắc phục.
Xem thêm tại:
- Có Mấy Loại Tòa Nhà Văn Phòng Cho Thuê?
- Top 5 Tòa Nhà Văn Phòng Hạng A Tại TP.HCM
- Giá Thuê Văn Phòng Các Quận Trung Tâm Hồ Chí Minh
1. Không xác định rõ nhu cầu trước khi thuê
– Đây là lỗi mà nhiều doanh nghiệp dễ mắc phải do vội vàng tìm văn phòng mà chưa cân nhắc kỹ các yêu cầu cụ thể như số lượng nhân viên, không gian làm việc, phòng họp, hay khu vực tiếp khách. Kết quả thường dẫn đến diện tích thuê hoặc quá nhỏ gây chật chội, hoặc quá lớn làm gia tăng chi phí vận hành không cần thiết.
– Giải pháp: Xây dựng kế hoạch rõ ràng dựa trên quy mô hiện tại và dự kiến phát triển trong 2 – 3 năm tới, từ đó lựa chọn diện tích phù hợp.
2. Chỉ tập trung vào giá thuê mà bỏ qua chi phí phát sinh
– Giá thuê thường chỉ là một phần trong tổng ngân sách vận hành văn phòng. Nhiều doanh nghiệp không tính đến các khoản phí khác như dịch vụ, quản lý, gửi xe, điện, nước hoặc internet. Điều này khiến chi phí thực tế vượt xa ước tính ban đầu.
– Giải pháp: Yêu cầu chủ tòa nhà cung cấp bảng chi phí chi tiết ngay từ đầu và thương lượng các điều khoản hợp đồng cụ thể trước khi ký kết.
3. Lựa chọn vị trí không thuận tiện
– Một văn phòng giá rẻ nhưng lại nằm ở vị trí bất tiện như xa trung tâm, giao thông khó khăn hoặc ít tiện ích xung quanh có thể gây ảnh hưởng đến công việc của nhân viên cũng như việc tiếp cận khách hàng. Về lâu dài, những bất cập này có thể làm doanh nghiệp mất nhiều cơ hội kinh doanh hơn số tiền tiết kiệm được từ giá thuê thấp.
– Giải pháp: Ưu tiên lựa chọn vị trí thuận tiện với giao thông, gần các tuyến đường chính và dễ dàng tiếp cận đối với cả nhân viên lẫn khách hàng.
4. Không xem xét hợp đồng thuê
– Các hợp đồng thuê văn phòng thường có thời hạn từ 2 đến 5 năm. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại ký kết vội vàng mà không nghiên cứu kỹ các điều khoản. Điều này có thể dẫn đến những rủi ro như mất tiền đặt cọc, chi phí thuê tăng hằng năm, hoặc khó khăn trong việc chấm dứt hợp đồng sớm hơn dự kiến.
– Giải pháp: Đọc kỹ từng điều khoản trong hợp đồng và tham khảo ý kiến từ luật sư hoặc chuyên gia trước khi đưa ra quyết định.
5. Bỏ qua yếu tố phong thủy và hình ảnh thương hiệu
– Văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn đóng vai trò như “bộ mặt” của doanh nghiệp. Việc chọn một tòa nhà xuống cấp, thiếu ánh sáng hoặc thiết kế không hợp phong thủy có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý nhân viên và hình ảnh của công ty.
– Giải pháp: Ưu tiên các không gian có thiết kế thoáng đãng, nguồn ánh sáng tự nhiên, cơ sở hạ tầng hiện đại, đồng thời cân nhắc các yếu tố phong thủy để giảm thiểu rủi ro.
6. Không kiểm tra hạ tầng kỹ thuật trước khi ký thuê
– Dù nhiều văn phòng có vị trí thuận lợi, nhưng các hệ thống điện, điều hòa, thang máy hay internet lại thường xuyên gặp trục trặc. Những vấn đề này tác động trực tiếp đến trải nghiệm làm việc và năng suất của đội ngũ nhân viên.
– Giải pháp: Kiểm tra toàn diện hạ tầng kỹ thuật trước khi thuê. Yêu cầu chủ tòa nhà cam kết bảo trì định kỳ và hỗ trợ nhanh chóng khi xảy ra sự cố.
7. Không chú trọng khả năng mở rộng trong tương lai
– Nhiều doanh nghiệp chỉ thuê văn phòng với diện tích đáp ứng đủ nhu cầu hiện tại mà không tính đến kế hoạch phát triển trong 1-2 năm tới. Khi quy mô nhân sự tăng lên, việc phải di chuyển sang một văn phòng khác không chỉ gây tốn kém mà còn gián đoạn hoạt động kinh doanh.
– Giải pháp: Lựa chọn văn phòng có khả năng mở rộng linh hoạt hoặc đặt tại tòa nhà cung cấp nhiều loại diện tích thuê đa dạng.
8. Thiếu khảo sát và so sánh thị trường
– Do áp lực cần tìm văn phòng nhanh chóng, một số doanh nghiệp vội vàng chọn tòa nhà đầu tiên mà bỏ qua việc khảo sát thêm các lựa chọn khác. Điều này dễ dẫn đến việc phải trả giá thuê vượt mặt bằng chung hoặc nhận chất lượng dịch vụ không như mong đợi.
– Giải pháp: Tiến hành khảo sát ít nhất từ 3-5 tòa nhà trong cùng khu vực để có cơ sở so sánh về giá cả, tiện ích và chất lượng dịch vụ.
Kết luận
Việc thuê văn phòng là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh, hiệu quả hoạt động và chi phí vận hành của doanh nghiệp. Tránh những sai lầm phổ biến nêu trên sẽ giúp bạn vừa tiết kiệm chi phí, vừa chọn được không gian làm việc phù hợp để hỗ trợ doanh nghiệp phát triển lâu dài.
Nếu bạn đang cần tìm văn phòng cho thuê tại vị trí thuận tiện, giá cả hợp lý và minh bạch, hãy liên hệ ngay với NEWBDS để được tư vấn và hỗ trợ hoàn toàn miễn phí.